Такие разные HRM-системы. All-in-one. Один за всех и всё в одном окне

Потребность в автоматизации HR аналитики: один инструмент для всех HR-функций.

Одно из самых развивающихся направлений управления бизнесом – HR. Причины – высокий спрос на грамотный подбор и эффективное управление кадрами в сочетании со стремительным развитием программного обеспечения для бизнес-аналитики.

Спрос порождает предложение. На рынке появляется все больше приложений, платформ и систем для управления персоналом. Не удивительно, сфера HR не только востребованная, но и финансово-емкая, поэтому привлекает инвестиции.

Чтобы работать эффективнее, HR-специалисту неизбежно нужна автоматизация процесса. Самостоятельно тратить время на сбор и обработку данных для анализа неэффективно, а содержать дополнительных сотрудников для этих функций затратно. К тому же, часто имеет место человеческий фактор, который искажает результаты анализа.

У обычных hr-систем функционал ограничен. В результате, сотрудникам отдела приходится работать с несколькими платформами сразу, которые, к тому же, довольно сложно взаимодействуют и интегрируются. Работа отдела замедляется, эффективность снижается, все процессы, связанные с аналитикой становятся дольше, а точность их результатов снижается. Если у hr отдела есть потребность в широком наборе функций, стоит выбрать мультифункциональные системы. У них много возможностей и работать с ними гораздо удобнее, чем использовать несколько различных приложений сразу. Если же компании нужна автоматизация лишь нескольких основных функций, хватит платформы с узким перечнем возможностей. Но стоит учесть, что если (и когда) потребности hr-отдела увеличатся, придется переходить на новую мультифункциональную систему и заново внедрять ее в работу. То есть заново загружать данные, настраивать систему, обучать персонал использовать ее, что сложно, трудозатратно и потребует финансовых и временных вложений. Второй вариант – работать в нескольких системах одновременно, что плохо повлияет на качество работы отдела, так как потребует больших затрат времени и усилий, снизит скорости обработки данных и оперативность решений. Чтобы избежать таких проблем, стоит проанализировать потребности отдела не только на текущий момент, но и в среднесрочной перспективе и выбрать подходящую по функционалу платформу с «запасом» настроек и возможностей на будущее.

В нашей статье речь пойдет именно о мультифункциональных HRM-системах, как оптимальном решении для широкого спектра задач и планирования будущего развития. С вашего позволения, мы присвоим им аббревиатуру M-HRM.

Что нужно для автоматизации работы?

HR-специалист нуждается в системе, которая будет самостоятельно собирать данные, структурировать их, создавать удобные для анализа отчеты. Идеально, если в этой программе есть возможности проводить опросы, внедрять обучающие инструменты для сотрудников и другие дополнительные функции.

Есть два вида таких систем:
1.Комплексная EPR система для предприятия, которая включает HR. Эта система отличается комплексностью подхода – затрагивает не только hr сферу, но и управление аналитикой компании в целом. Ее особенность – возможность постепенно наращивать функционал, меняться вместе с предприятием. Настраиваются любые функции: сбор и обработка любой информации, любая отчетность. Но разработка, внедрение и настройка такой платформы займет много времени и дорого обойдется. Не у каждой компании есть потребность в персональной системе для управления предприятием. Целесообразность введения целостной системы из-за дороговизны и сложности обсуждается с собственниками и руководителями компании, что дополнительно затягивает и усложняет процесс. Но это прекрасный вариант, когда нужна единая система для целостной обработки и анализа данных компании – от hr и бухгалтерии до налоговой отчетности, эффективности производства, логистики поставок.

2.HRM–платформы, платформы для управления человеческими ресурсами. Аббревиатурой «HRM» принято обозначать класс подобных программ в целом. В этой публикации мы говорим о тех, которые включают в себя множество инструментов, сервисы одного окна для всех задач отдела HR. Эти системы предполагают исключительно работу с данными о персонале. Выбор HRM-систем довольно большой, но у платформ разнится специфика, поэтому выбор зависит от того, какие задачи в приоритете. Преимущество HRM платформ в том, что это уже готовое решение, специализированная система исключительно для HR-задач. Таких систем много, но они, преимущественно, западные.

Комплексные HRM системы включают в себя решения всех насущных задач HR-департамента. И речь не только о стандартном наборе из документооборота и отчетности по кадровым процессам. M-HRM ведут сотрудника от стадии рассмотрения резюме до увольнения из компании. Речь идет об автоматизации рекрутинга и найма, учета KPI, аналитике причин увольнения и даже прогнозах о развитии талантов и будущего карьерного продвижения. С помощью M-HRM можно планировать развитие способностей конкретного сотрудника и эффективно управлять им. Кроме того, комплексная HRM-система позволяет проводить опросы и оценку персонала и станет идеальной и полной базой данных для учета и аналитики с автоматической отчетностью по любым секторам работы кадрового департамента, а также позволит использовать интерактивные HR-дашборды руководителя.

Существует множество автономных программ, специализирующихся лишь на нескольких функциях. Одна система может специализироваться только на анализе расписания работы сотрудников, другая – на мотивации и обучении, третья – на планировании работы отделов и проведении онлайн совещаний. Но HRM-системы охватывают не только рабочий график и начисление оплаты, но и выявляют профессиональные качества, рекомендуют программы повышения квалификации, анализируют эффективность использования кадра в конкретном отделе. Это комплексная система для аналитики. Она исключает ведение 25 разных отчетов в экселе и одновременной работы еще в пяти приложениях с разными функциями по работе с персоналом. Ведь такой разрозненный и путаный подход негативно скажется на качестве анализа и эффективности hr-команды. Единая система с широким функционалом упростит работу с аналитикой и управлением и позволит отделу добиваться лучших результатов и принимать правильные кадровые решения.

Каким компаниям нужна мультифункциональная HRM система?

Если компания поставила задачу автоматизировать обработку и анализ данных hr отдела, лучшим решением станет многофункциональная hrm платформа.

Если штат компании составляет несколько десятков человек, скорее всего, в M-HRM системе нет необходимости. Но для компании со штатом от 500 человек и HR отделом потребность в аналитическом инструменте велика, так как от него зависит эффективность работы с человеческими ресурсами предприятия.

Чем больше штат, тем сложнее им управлять. Когда число сотрудников исчисляется сотнями, обрабатывать все данные становится сложно. Кто из сотрудников эффективен на свое рабочем месте? А кого стоит перевести в другой отдел или вообще сократить? Кому из сотрудников нужно обучение и какое именно? Все эти показатели невозможно оперативно и качественно обрабатывать вручную. Поэтому если у вашей компании большой штат, потребность в hrm системе такая же, как в бухгалтерском, логистическом или другом бизнес ПО.

Выбираем HRM-платформу: западные и российские системы

Потребность компании в продвинутом управлении человеческими ресурсами предполагает планирование и оптимизацию расходов на персонал, повышение эффективности принятия кадровых решений, актуализацию данных о сотрудниках, разработку методов повышения мотивации, привлечение и удержание ценных кадров, аналитику налоговых и пенсионных отчислений, образование, анализ эффективности работы как целых отделов, так и отдельных сотрудников, отслеживание и планирование графиков работы, отпусков .

Большинство многофункциональных HRM-платформ представлены на западном рынке. Российский рынок пока серьезно отстает, но тем не менее развивается и разрабатывает собственные уникальные системы для HR аналитики.

Примеры западных систем


BambooHR, США – облачное ПО. Акцент на автоматизации. Объединяет данные из разных источников в единый сводный отчет. Мгновенный доступ к данным на облаке с любого устройства. Можно настроить управление расходами, начислениями, обучением. Формирование отчетов о графике работы сотрудников, автоматизация запросов на согласование и рассылки.

Workday, США – один из самых популярных сервисов, облачное ПО для компаний среднего бизнеса. Инструменты для управления задачами персонала, формирование штата, оплата труда работников, поощрения и штрафы, анализ эффективности и уровня зарплат, управление отпусками, отслеживание перерывов, создание расписания, формирование отчетов и анализ данных.

 

 

Namely, США – комплексная hr платформа с функциями расчета заработной платы, производительности, льгот. Есть возможность отслеживать прогресс в выполнении задач, устанавливать и контролировать тайминг, формировать команды для реализации конкретного проекта, составлять отчеты. Программа полностью настраиваемая под приоритеты вашей компании.

 

Zenefits – бесплатное ПО для предприятий любого масштаба благодаря партнерству со страховыми брокерами. Поддерживает основные функции: расчет заработной платы, отслеживание тайминга выполнения задач, составление графика отпусков, начисление льгот, составление платежных ведомостей, страховых полисов и пенсионных отчислений.

 

Rise – облачное ПО для анализа эффективности работы и заработной платы сотрудников, управление налоговыми документами, мотивация сотрудников, отслеживание истории работы в компании конкретного человека. Интеграция с вспомогательными сервисами с взаимным обменом данными, синхронизацией, например, планировщиками задач.

 

Российский опыт

В России есть ERM системы, это ПО построено на базе таких мощных платформ, как 1С, Компас, Босс, Галактика. Эти системы обслуживает предприятия с численностью сотрудников от 100 тысяч человек. То есть в рамках сервиса по целостной бизнес-аналитике в этих системах доступны еще и функции по управлению персоналом. Эти системы хороши для очень больших предприятий с множеством отделов, так как они позволяют работать с целостным пулом данных. Но их внедрение в работу предприятия довольно сложное, эти системы нуждаются в длительной настройке и внедрении, обучении специалистов всех основных отделов их использованию.

Альтернативное решение в виде HRM систем также присутствует на российском рынке. Программ довольно много, хотя их число пока уступает числу западных платформ.

Одна из российских систем – keepteam. Keepteam распологает функционалам подбора данных, учета графиков работы, выходных и отпусков, формированием отчетов и ленты событий. Примечательно, что программа создает единую информационную базу для компании с собственным облачным файловым хранилищем и гибкими правами доступа. Интегрируется с 1C. Keeptime уже использует более 3 000 российских компаний.

Как выбрать верный подход?

Чтобы правильно подобрать оптимальное решение по автоматизации HR задач, необходимо исходить из:
Числа сотрудников предприятия на текущий момент и перспектив увеличения штата в среднесрочной перспективе;
Определить HR стратегию компанию, выделить ключевые функции M-HRM-системы;
Отобрать сервисы, функционал которых совпадает с задачами hr-отдела и кадровой политикой компании в целом.
Важно понимать, что для получения адекватных результатов от любой HR-системы необходимо не только выбрать сервис с подходящим функционалом и правильно его настроить, необходимо владеть пулом данных, которые этот сервис может обработать. Причем данные должны быть корректными, релевантными и составлены таким образом, чтобы программа могла их обрабатывать.

Если компания хочет повысить эффективность работы hr-отдела по управлению штатом от 500 человек, стоит остановиться на m-hrm-системе. Ее проще и быстрее внедрить, так как она затрагивает работу лишь одного отдела и сулит повышение эффективности управления кадрами уже в краткосрочной перспективе – от построения графиков отпусков до отслеживания результатов работы конкретных работников, планирования обучения и способов повышения мотивации. Эти системы ведут человека от подбора кандидата на должность в ходе рассмотрения многочисленных резюме до увольнения. Вы сможете анализировать его уровень зарплаты, график, нарушения, отпуски, прохождение обучения, количество и качество выполненных задач, профессиональный рост, эффективность различных методов мотивации и многое другое по каждому кадру. А также анализировать работу целых отделов, осуществлять кадровые перестановки и многое другое. При этом не нужно вести документацию и аналитику в нескольких разных программах. Единое решение для всего пула проблем и задач – наиболее удобный, эффективный и наименее дорогостоящий и трудозатратный вариант. Работа в нескольких приложениях усложнит работу и снизит ее результативность.

Выверенный подход при выборе m-hrm-системы позволит решить проблемы:
Управления персоналом:
— кадровые назначения;
— подбор успешной команды;
— составление графиков работы;
— удержание ценных кадров;

Финансовых расчетов с персоналом и мотивации:
— начисление заработной платы;
— расчет бонусов и штрафов;
— расчет налоговых и пенсионных отчислений.

Мотивации коллектива:
— распределение средств на дополнительное обучение сотрудников, выбор подходящих курсов для конкретного работника;
— эффективность методов поощрения и наказания;
— анализ текучести кадров.

Анализа работы hr отдела:
— анализ эффективности принятых кадровых решений;
— анализ рабочих графиков, присутствия на рабочем месте, решения рабочих задач отделами.

Выбор системы для hr-отдела требует взвешенного подхода. Система должна быть не только мультифункциональной, но и качественно работать.
Выбирать платформу следует исходя из четко сформулированных задач, требующих реализации как сейчас, так и в будущем. Подробный аналитический инструмент повысит эффективность использования главного ресурса предприятия – людей. Управлять большим штатом без автоматизации и регулярной аналитики – невозможно. Внедрять M-HRM систему необходимо, чтобы снизить рутинную нагрузку на кадровый отдел, удержать ценные кадры и грамотно их применять, вовремя выявлять и избавляться от балластных сотрудников.